Pernod Ricard Finland Oy:n tietosuojapolitiikka

Meille on yrityksenä ensiarvoisen tärkeää se, että huolehdimme ja kunnioitamme oman henkilöstömme, asiakkaittemme, yhteistyökumppaniemme ja sidosryhmiemme organisaatioihin kuuluvien henkilöiden oikeuksia ja yksityisyyden suojaa.

Olemme sitoutuneet estämään käytössämme olevien henkilötietojen asiattoman käsittelyn sekä luvattoman käytön ja luovuttamisen. Tietosuojapolitiikkamme ja –käytäntömme perustuvat EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (EU) 2016/679 sekä kansalliseen lainsäädäntöön, kuten tietosuojalakiin (1050/2018) ja yksityisyyden suojasta työelämässä annettuun lakiin (759/2004).

Johtoryhmä valvoo ja vastaa tietosuoja-asetuksen velvoitteiden toteutumisesta yrityksen kaikessa toiminnassa ja tukee tietosuojayhteyshenkilön työtä.

Soveltamislaajuus:

Tietosuojapolitiikkaa sovelletaan kaikkeen Pernod Ricard Finland Oy:n toimintaan.

Tietosuojapolitiikkaan tehtävät muutokset:

Tietosuojapolitiikan päivittämisestä vastaa tietosuojayhteyshenkilö ja tehdyt muutokset hyväksyy johtoryhmä. Tietosuojapolitiikka on tarkistettu ja päivitetty 11.7.2019. Mikäli tietosuojakäytäntöihimme tulee muutoksia, julkaisemme muutoksen ja muutoksentekopäivämäärän verkkosivuillamme sekä tiedotamme näistä henkilöstöämme.

Henkilötietojen käsittely

Henkilötietojen käsittely perustuu henkilön suostumukseen, sopimukseen tai laissa määriteltyyn muuhun perusteeseen. Käytettävien tietojen oikeellisuus pyritään varmistamaan ja tietoja päivitetään henkilöltä itseltään tai luotettavista lähteistä saadulla tiedolla.

Henkilötietoja käsitellään vain perustellun käyttötarkoituksen johdosta ja vain siinä määrin ja niin pitkään, kuin se on käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista. Tietoja käytetään niitä kerättäessä kuvattuihin tarkoituksiin lainsäädännön kulloinkin sallimissa rajoissa. Kun kerätään henkilötietoja, rekisteröidylle kerrotaan tietojen käsittelyn syistä ja tarkoituksesta.

Kun tiedot eivät enää ole käyttötarkoituksensa vuoksi tarpeellisia, ne tuhotaan yrityksen ohjeistuksen mukaan tietoturvallisesti.

Jos Pernod Ricard Finland Oy käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä esimerkiksi ulkoistaessaan toimintoja, jotka edellyttävät henkilötietojen käsittelyä, henkilötietojen käsittelystä laaditaan kirjallinen sopimus Pernod Ricard Finland Oy:n ja henkilötietojen käsittelijän kesken.

Tietoja luovutetaan vain nimenomaisesti kerrotulla tai laissa mainitulla perusteella ja nimenomaisesti kerrotuille tai laissa mainituille luovutuksen saajille.

Tietoja saatetaan siirtää rekisterinpitäjän sijaintivaltion ulkopuolelle, mikäli kyseistä rekisteriä koskeva lainsäädäntö sallii siirron ja tietosuoja-asetuksenmukaisuus on vahvistettu sopimuksin. Tällöin noudatetaan siirtoa koskevia, kunkin maan lainsäädännössä mahdollisesti säädettyjä menettelyitä.

Henkilötietojen suojaaminen

Henkilötietoja suojataan käyttämällä turvallisia tietojärjestelmiä, rajoittamalla henkilötietoihin pääsyä vain niihin henkilöihin, joille tiedot ovat työssään tarpeellisia sekä kouluttamalla ja opastamalla työntekijöitä tietosuoja-asioissa.

Rekisteröidyn oikeudet ja yhteyden ottaminen meihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat häntä koskevat tiedot sekä rekisteristä ja tapauksesta riippuen myös pyytää henkilötietojen oikaisua, poistoa tai käytön rajoittamista, vastustaa henkilötietojen käsittelyä tai peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn. Rekisteröityjen tarkastus- ja muut pyynnöt käsitellään viivytyksettä. Jokaiselle rekisterille on nimetty yhteyshenkilö, joka ottaa asian hoitaakseen. Toistuvista tarkastuspyynnöistä on rekisterinpitäjällä oikeus veloittaa rekisteröidyltä todelliset aiheutuneet hallinnolliset kustannukset. Tarkistuspyynnön veloitus ei koske korjaus- ja poistopyyntöjä.

Tarkastus- ja korjauspyynnöt on tehtävä kirjallisesti. Pyynnössä on kerrottava, mihin rekisteriin pyyntö kohdistuu ja se on osoitettava tietosuojayhteyshenkilölle, joka toimittaa pyynnön eteenpäin rekisterin yhteyshenkilölle. Pyyntö voidaan toimittaa joko käymällä henkilökohtaisesti tietosuojayhteyshenkilön luona, tai lähettämällä allekirjoitettu kirje tai vastaavalla tavalla varmennettu asiakirja, jotta voidaan varmistaa pyynnön tekijän oikeus pyyntöön. Pyynnöt ja muut yhteydenotot voi osoittaa info@pernod-ricard-finland.com tai postitse osoitteeseen Pernod Ricard Finland Oy, Tietosuojayhteyshenkilö, Fabianinkatu 8, 00130 Helsinki.

Työnhakijan ja työntekijärekisterin tietosuojaseloste